Vytvoření makra v aplikaci Microsoft Excel: 7 kroků

2024 Autor: John Day | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-30 08:21

Máte potíže s prací se sadami dat v aplikaci Excel? Trávíte příliš mnoho času přípravou dat a málo času jejich analýzou? Rutinně jsem používal makra v Excelu ke zkrácení procesu vytváření efektivních datových modelů, a tak jsem se rozhodl, že je vhodný čas naučit ostatní, jak tento úhledný nástroj používat. Efektivní používání maker ve včasných procesech ušetří vašemu podnikání spoustu času a ušetří peníze.

Makra jsou v podstatě programy, které vytvoříte v Excelu procesem obecně známým jako „Visual Coding“. V zásadě stisknete „Nahrát makro“, poté zobrazíte mezikroky a výpočty, dokud nezískáte konečný produkt, poté nahrávání ukončíte. Nyní, kdykoli máte vstupní data rozložená stejně jako původní makro, můžete toto tlačítko stisknout a konečný produkt bude okamžitě vyroben.

Vytvořil jsem falešný seznam nákupních objednávek a odpovídající informace o ceně a hotovosti. Během procesu, který se vám chystám ukázat, jsem vytvořil makro pro vložení dat do profesionální tabulky kliknutím na tlačítko. Finalizovaná tabulka může analyzovat, na kterých účtech ještě zbývá zůstatek, a celkový počet účtů za dané období. Neváhejte si vzít moje makro a přizpůsobit jej tak, aby odpovídalo potřebám vaší společnosti.

Varování, než začnete:

Makra jsou komplexní funkcí Excelu. Nedoporučuji začínajícím uživatelům Excelu, aby se pokoušeli vytvořit makro, nejprve se naučte pracovat v Excelu a až budete dobře rozumět tomu, jak používat Excel a různé funkce, zkuste vytvořit makra. S tím, co bylo řečeno, je tento instruktáž vytvořen za předpokladu, že čtenáři rozumí tomu, jak pracovat v Excelu

Zásoby

• Přístup k Microsoft Office a Excelu
• Obecné porozumění tomu, jak používat Excel

Krok 1: Krok 1: Kompilace dat a zahájení záznamu makra

První obrázek:

Uspořádejte data, která chcete zahrnout do tabulky, do tabulky aplikace Excel. Jakmile je vše v Excelu, musíte makro zaznamenat. S makry získáte pouze jeden pokus, takže před pokusem doporučuji si to důkladně prostudovat.

Druhý obrázek:

Chcete -li zaznamenat makro, musíte aktivovat kartu vývojáře, přejděte na Soubor> Možnosti> Přizpůsobit pás karet, poté vyberte kartu Vývojář a klikněte na „OK“.

Třetí obrázek:

Nyní, když máte na pásu karet kartu Vývojář, klikněte na kartu Vývojář a poté klikněte na „Nahrát makro“. Vytvořte název, který odpovídá obsahu souboru, a stiskněte „OK“, vše po tomto kroku bude procesem záznamu makra až do kroku, kde je uzavřeno. Mějte také na paměti, že všechny buňky zvýrazněné žlutou barvou vám pomohou provést tento pokyn NEVKLÁDEJTE to do vlastního dokumentu, protože to změní makro.

Krok 2: Krok 2: Vytvořte tabulku a šablonu pro finální list

První obrázek:

Nejprve vytvořte kopii otevřené karty, abyste měli otevřené stejné karty. Vraťte se na původní kartu a vyberte data, která chcete uspořádat. Vytvořte tabulku se záhlavími a přidejte nad ni několik řádků mezery, udělal jsem 5 řádků.

Druhý obrázek:

Nahoře vytvořte nadpis a vytvořte rámeček, který bude obsahovat kontrolní čísla. Hodnoty šeků pro tuto šablonu jsou „Počet zákazníků“a „Peníze, které je ještě třeba sbírat“. Pokud jde o organizaci této šablony, můžete udělat prosím vás, ale uvědomte si, že moje instruktáž je specifická pro rozvržení, které jsem si vybral.

Krok 3: Krok 3: Sestavte první kontrolní obrázek

Tento krok je celkem jednoduchý; chyba zde však může vést k tomu, že kontrolní obrázek v konečném makru nefunguje. V poli vedle buňky „Počet zákazníků“vytvořte vzorec „COUNT“, který sečte počet buněk v jednom řádku tabulky. Rozhodl jsem se spočítat buňky, které jsem zvýraznil žlutě. Je také dobré poznamenat, že můj úplný vzorec je také v horní části obrázku.

Krok 4: Krok 4: Vytvořte druhý kontrolní obrázek

Pozor, tyto další dva kroky jsou obsáhlé a mohou být matoucí, proto čtěte pozorně. Od této chvíle budou moje pokyny specifické pro můj datový model. Pokud požadujete jiný postup, použijte můj jako referenční, ale ne jako 100% přesný model, protože pro váš soubor nemusí fungovat.

První obrázek:

Přejít na 2. kartu v sešitu (karta zkopírovaná)

Ve sloupci J vytvořte nový název řádku „Zbývající částka“. Do buňky J2 (zvýrazněná buňka výše) zadejte vzorec = G2-H2 a zkopírujte ji do zbývajících buněk. Vraťte se na původní kartu s pracovní šablonou.

Druhý obrázek:

V buňce E4 vytvořte nový vzorec v součtu sloupce Částka vlevo ze zkopírované stránky dříve. Lišta vzorců ukazuje hotový vzorec.

Krok 5: Krok 5: Nevybraná hotovost zákazníkem

K vytvoření vizuálu, který ukáže, co zákazníci stále mají nevyrovnané zůstatky, budeme muset vytvořit samostatnou tabulku.

První obrázek:

Chcete -li se začít vracet na zkopírovanou kartu, viz výše. U nové tabulky budeme chtít pouze informace pro zákazníky s nevyrovnaným zůstatkem. Nejprve ve sloupcích „L“a „M“je pojmenujte „Jméno“a „Příjmení“. Poté do buňky L2 zadejte vzorec = IF ($ J2> 0, A2,””). Tento vzorec zapsaný uvádí, že pokud je buňka J2 větší než 0, pak zobrazí hodnotu v buňce A2, pokud není větší než 0, ponechte buňku prázdnou.

Ujistěte se, že když odkazujete na buňku J2, dáte před J znak dolaru ($), což nám umožní správně zkopírovat data do jiných buněk. Znak $ uchovává odkaz ve sloupci „J“, ale umožňuje odpovídajícím způsobem měnit řádky. Dále zkopírujte vzorec do zbývajících buněk ve sloupci „L“a „M“(v kroužku výše).

Druhý obrázek:

Abychom přesně získali peněžní hodnotu, používáme podobnou hodnotu jako u předchozích jmen. Tentokrát vytvořte vzorec, který uvádí, = IF (J2> 0, J2,””). Jediným rozdílem v tomto vzorci je, že pokud je hodnota větší než nula, chceme data z „zbývající částky“. Zkopírujte tato data do ostatních buněk.

Třetí obrázek:

Dále zkopírujte nová data ze zkopírované karty, poté přejděte na kartu šablony a klikněte pravým tlačítkem pod tabulku (nezáleží na tom, kde). Po kliknutí pravým tlačítkem myši se podívejte do možností vložení a vyberte „Vložit hodnoty“, čímž se vloží pouze čísla, nikoli vzorce.

Čtvrtý obrázek:

Vytvořte filtr pro tabulku a vyberte jedno ze záhlaví. Klikněte na rozevírací nabídku a vyberte filtrovat všechny kromě mezer. Jakmile je filtr na místě, čísla řádků se zobrazí modře, buňky jsem zvýraznil žlutě, aby to bylo snazší. Vyberte modré řádky a odstraňte je. Jakmile jsou řádky odstraněny, vymažte filtr podle obrázku níže:

Krok 6: Krok 6: Dokončení šablony

Chcete -li, aby byla data Uncollected Cash by Customer profesionálnější, naformátujte data jako tabulku. Jakmile je to hotové, přidejte do tabulky název a kliknutím na „Sloučit a vycentrovat“bude tabulka jednotná. Pokud jste tak neučinili, ujistěte se, že jsou čísla formátována na „účetnictví“, aby ukazovaly znaky dolaru a částky v centech. V tomto okamžiku je makro dokončeno a konečný produkt by měl vypadat nějak takto:

Krok 7: Krok 7: Ukončete makro

Na pásu karet přejděte na kartu „Vývojář“a klikněte na tlačítko „Zastavit nahrávání“. V tomto okamžiku je makro hotové a připravené k použití!

Když použijete makro v budoucnu, pokud jsou počáteční data rozložena tak, jak jsou v kroku 1, makro by mělo fungovat perfektně! Tyto kroky pečlivě dodržujte a slibuji, že budete Excel. Hodně štěstí!