Jak nahrávat a přejmenovávat dokumenty v knihovně Office 365 SharePoint: 8 kroků

2024 Autor: John Day | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-30 08:22

V tomto pokynu se naučíte, jak nahrávat a přejmenovávat dokumenty v knihovně Office 365 SharePoint. Tento návod je vytvořen speciálně pro mé místo zaměstnání, ale lze jej snadno přenést do jiných podniků pro kohokoli, kdo využívá knihovny SharePoint.

Potřebné zásoby:

• Počítač, notebook nebo tablet.
• Software SharePoint.
• Oprávnění k nahrávání a úpravám v knihovně SharePoint.

Disclaimer: Nejsou nutná žádná bezpečnostní opatření.

Krok 1: Výběr knihovny

V rámci naší pracovní skupiny pro výzkum je důležité určit, ve které knihovně musí být dokument uložen. Pokud se jedná o zprávu analytika z banky nebo veřejné obchodní dokumenty, jako je; SEC podání, tisková zpráva nebo přepis by měly být uloženy ve Výzkumných a veřejných dokumentech společnosti Wall Street. Pokud se jedná o článek z časopisu, lékařského časopisu nebo online publikací, jako je; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association nebo American Seniors Housing Association, měly by být uloženy v knihovně Publications. Knihovny najdete na levém postranním panelu domovské stránky pracovní skupiny pro výzkum. Jakmile určíte správnou knihovnu, musíte ji otevřít kliknutím na knihovnu.

Krok 2: Rychlé nahrání dokumentů do knihovny publikací

*Pokud nahráváte dokumenty do knihovny Wall Street Research and Public Company Documents Library, tento krok přeskočte a přejděte ke kroku 3.

U knihovny Publications otevřete knihovnu kliknutím na odkaz Publications v postranním panelu v prvním kroku. Odtud vyberte dokumenty, které chcete nahrát, a přetáhněte je do knihovny. Abyste zajistili, že nahráváte dokumenty na správné místo, při přetažení dokumentů do pracovní skupiny by se měla zobrazit vaše obrazovka, jak je vidět na výše uvedeném snímku obrazovky. Knihovna by měla být zobrazena šedě a na obrazovce byste měli vidět obrázek ikon pro dokumenty (Word, PDF nebo PowerPoint) s kopií slova.

Jakmile se to zobrazí, můžete dokumenty v knihovně zahodit a přejít ke kroku 5.

Krok 3: Výběr interní knihovny pro nahrávání průzkumů Wall Street a veřejných firemních dokumentů

*Pokud nahráváte pouze dokumenty do knihovny publikací, tento krok přeskočíte a přejdete ke kroku 5.

U knihovny Wall Street Research and Public Company Documents je postup trochu komplikovanější. Pro dokumenty budete muset najít interní knihovnu označenou odpovídajícím rokem.

Vyberte knihovnu, jak je uvedeno v prvním kroku. Poté budete muset kliknout na elipsy vedle Nejnovější články a zprávy. Zobrazí se seznam možností. Budete muset vybrat Všechny sady dokumentů. Tím se otevře další seznam možností. Z tohoto seznamu možností vyberte odpovídající rok pro dokument. Na výše uvedeném příkladu obrazovky jsme použili rok 2017.

Krok 4: Přetažení dokumentů do Výzkumné a veřejné knihovny dokumentů společnosti Wall Street

Jak je znázorněno v kroku 2, pro knihovnu publikací budete muset přetáhnout dokumenty do odpovídající knihovny. V tomto případě to bude knihovna pro rok 2017. Abyste zajistili, že nahráváte dokumenty na správné místo, při přetažení dokumentů do pracovní skupiny by se měla zobrazit vaše obrazovka, jak je vidět na výše uvedeném snímku obrazovky. Knihovna by měla být zobrazena šedě a měl by se vám zobrazit obrázek ikony dokumentu (word, PDF nebo PowerPoint), ale tentokrát se slovem move on the screen.

Jakmile se to zobrazí, můžete dokumenty v knihovně zahodit a přejít ke kroku 5.

Krok 5: Výběr rychlé úpravy pro přejmenování dokumentů

Existují dva způsoby, jak přejmenovat dokumenty v knihovně SharePoint. V tomto případě použijeme verzi Rychlé úpravy. Abyste našli možnost Rychlé úpravy, budete muset kliknout na Knihovna na pásu karet v horní části stránky a poté kliknout na Rychlou úpravu. Jakmile kliknete na Rychlou úpravu, bude knihovna připomínat vzhled excelové tabulky, jak je vidět na výše uvedeném snímku obrazovky.

Vyplňte informace ve zvýrazněných částech zobrazených na výše uvedeném snímku obrazovky. Sekce, které je třeba vyplnit, se liší podle toho, kterou knihovnu aktualizujete. Jakmile vyplníte požadované informace, proces rychlých úprav zastavíte kliknutím na slovo STOP nad sloupci.

Publikace

• Vydavatel*
• Název (název dokumentu)
• Datum zveřejnění (MM/DD/RRRR)
• Typ zprávy*
• Předmět zprávy*

Výzkum na Wall Street a dokumenty veřejné společnosti

• Název (název dokumentu)
• Vydavatelé*
• Ticker* (Stock Ticker, Not always Applicable)
• Datum zveřejnění* (MM/DD/RRRR)
• Typ zprávy*
• Předmět zprávy*
• Primární autor*

Upozorňujeme, že hvězdičky uvedené ve výše uvedených seznamech odkazují na metadata. Pro tyto sekce s hvězdičkami jsou k dispozici metadata. Budete muset začít psát pouze slovo a vaše volby se automaticky vyplní. Do této sekce nebudete moci přidávat vlastní slova. Pokud je třeba něco přidat, obraťte se na někoho, kdo má přístup k Data Term Store.

Krok 6: Kontrola konečného produktu

Jakmile přejmenujete dokumenty a vyplníte všechny příslušné oddíly, budete muset dokumenty zapsat, aby si ostatní mohli dokument prohlédnout. Když se podíváte na dokument, všimnete si, že ikona ukazující, zda se jedná o dokument PDF, Word nebo PowerPoing, zobrazuje zelenou šipku. To znamená, že v tuto chvíli můžete dokument zobrazit pouze vy. Jakmile to zaškrtnete, ostatní budou moci dokument zobrazit.

Nejprve budete muset vybrat dokumenty kliknutím na vedle dokumentu, jak je vidět na výše uvedeném příkladu snímku obrazovky. To umístí zaškrtnutí vedle dokumentů. Jakmile je toto zaškrtnutí vedle dokumentů, budete muset znovu přejít na pás karet v horní části stránky a kliknout na Soubory. Odtud kliknete na Check In. Toto zkontroluje dokumenty, aby si ostatní mohli prohlédnout finální, upravené dokumenty. Zobrazí se bílý rámeček s dotazem, zda si chcete ponechat pokladnu po kontrole v dokumentu. Proces dokončíte kliknutím na ok.

Krok 7: Konečný produkt - knihovna publikací

Toto video vám ukáže všechny kroky nutné k nahrání a přejmenování dokumentů ve verzi SharePoint pro knihovnu Office 365 pro Office 365.

Krok 8: Konečný produkt - Wall Street Research a veřejná knihovna dokumentů společnosti

Toto video vám ukáže všechny kroky nutné k nahrání a přejmenování dokumentů ve verzi SharePoint pro Office 365 pro knihovnu Wall Street Research a Public Company Documents.